審查程序中申請人可能遇到的主要手續(xù)分兩類：一類是法律規(guī)定或者專利局指定申請人應(yīng)當(dāng)辦理的申請審批手續(xù)，無正當(dāng)理由不辦理或者逾期辦理的，申請將被視為撤回。這些手續(xù)主要有：提出實質(zhì)審查請求、答復(fù)專利局的各種通知書、繳納申請維持費；另一類是申請人可以依據(jù)法律規(guī)定，視需要選擇辦理的請求手續(xù)。這一類手續(xù)如果不符合要求，專利局可作出手續(xù)視為未提出處理，一般不會涉及申請本身。這些手續(xù)主要有：對申請文件的主動修改和補正、要求提前公布請求、著錄項目變更申報和延長期限請求。以下對這幾種手續(xù)分別進(jìn)行說明：
1.提出實質(zhì)審查請求
只有發(fā)明專利申請需要辦理這一手續(xù)。
實審請求可以在申請的同時提出，也可以在申請后提出，但最晚應(yīng)當(dāng)在自申請日起3年之內(nèi)提出，無正當(dāng)理由逾期未提出的或者因手續(xù)不合格被視為未提出的，申請將被視為撤回。專利局認(rèn)為必要的時候，可以自行對發(fā)明專利申請進(jìn)行實質(zhì)審查
提出實審請求的應(yīng)當(dāng)提交單獨的實質(zhì)審查請求書。
提出實審請求只有繳納實質(zhì)審查費后才生效。但是提出實審請求后，未繳納實審費的，專利局并不馬上發(fā)出實審請求視為未提出的通知，而是等待自申請日起滿3年，若申請人仍未繳納實質(zhì)審查費或未繳足時，發(fā)出申請視為撤回的通知。
實質(zhì)審查請求合格，在進(jìn)入實質(zhì)審查前，審查員將發(fā)出進(jìn)入實質(zhì)審查程序通知書，通知申請人。
申請人在提出實質(zhì)審查請求的同時，應(yīng)當(dāng)提交申請日以前(要求優(yōu)先權(quán)的在優(yōu)先權(quán)日以前)與其發(fā)明有關(guān)的參考資料。該發(fā)明專利已在外國提出過申請的，專利局可以要求申請人在指定期限內(nèi)提交該國為審查其申請進(jìn)行檢索的資料或?qū)彶榻Y(jié)果的資料；無正當(dāng)理由逾期不交的，該申請即被視為撤回。
2.答復(fù)專利局的各種通知書
在初步審查或者實質(zhì)審查程序中，審查員發(fā)現(xiàn)申請存在明顯性缺陷、格式缺陷、或者實質(zhì)性缺陷時，應(yīng)用補正通知書或者審查意見書的形式，通知申請人在指定的時間內(nèi)對申請進(jìn)行補正、修改或者對審查員指出的缺陷陳述意見。申請人對此必須答復(fù)，無正當(dāng)理由不答復(fù)的，申請將被視為撤回。申請人答復(fù)時應(yīng)當(dāng)注意以下各點：
申請人在期限內(nèi)因故不能按期答復(fù)的，應(yīng)當(dāng)在期限屆滿前辦理延長期限手續(xù)。
屬于格式或者手續(xù)方面的缺陷，一般可以通過補正消除缺陷；明顯性缺陷一般難以通過補正或者修改消除，多數(shù)情況下只能就是否存在和屬于明顯性缺陷進(jìn)行申辯和陳述意見，例如：發(fā)明創(chuàng)造不屬于專利保護(hù)的對象，發(fā)明創(chuàng)造違反國家法律妨害公共利益等；實質(zhì)性缺陷分兩類，有些可以通過修改消除缺陷，如權(quán)利要求撰寫方面的缺陷、單一性方面的缺陷；有些卻難以修改，如說明書沒有充分公布，新穎性、創(chuàng)造性、實用性方面的缺陷。
(3)對發(fā)明或者實用新型專利申請的補正或者修改均不得超出原說明書和權(quán)利要求書記載的范圍，對外觀設(shè)計專利申請的修改不得超出原圖片或者照片表示的范圍。否則，申請可能會被駁回。
(4)答復(fù)應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的格式提交文件。如補正應(yīng)當(dāng)有補正書，修改或陳述意見應(yīng)當(dāng)有意見陳述書。補正內(nèi)容，除在補正書上填明補正情況外，還應(yīng)當(dāng)提交替換頁。例如，審查員在補正通知書中要求重新打印說明書第二頁，申請人在補正時，應(yīng)當(dāng)提交補正書和重新打印清楚的說明書第二頁。在補正書的“文件名稱”欄目中填寫“說明書”，在“頁”欄目中填寫“P，2”在“補正前”欄目中填寫“不清楚”在“補正后”欄目中填寫“重新打印”。
替換頁應(yīng)當(dāng)訂在意見陳述書后面。
申請人使用補正書還是意見陳述書，應(yīng)當(dāng)根據(jù)審查員要求選用。一般補正形式問題或手續(xù)方面的問題使用補正書，修改申請的實質(zhì)內(nèi)容使用意見陳述書，申請人不同意審查員意見，進(jìn)行申辯時使用意見陳述書。
3.繳納申請維持費
這項手續(xù)只有發(fā)明專利申請需要辦理。
發(fā)明專利申請自申請日起滿2年尚未被授予專利權(quán)的，自第三年度起申請人應(yīng)當(dāng)繳納申請維持費。各年度的申請維持費應(yīng)當(dāng)在申請人辦理登記手續(xù)時一并繳納，授予專利權(quán)的當(dāng)年不包括在內(nèi)；對于沒有授予專利權(quán)的申請，無需繳納申請維持費。
年度是以申請日為起點計算的。例如：某件申請的申請日為1988.5.12，則從1988.5.12為第一年度，從1989.5.12~1989.5.12為第二年度，從1990.5.12~1991.5.12為第三年度，以此類推。若該申請到1990.5.12尚未被批準(zhǔn)，則從第三年度起應(yīng)繳納申請維持費。
申請維持費按照規(guī)定可以請求減緩。
4.請求提前公布
請求提前公布是申請人可以視情況選擇的一項手續(xù)，它只適用于發(fā)明專利申請。
專利法規(guī)定：發(fā)明專利申請按正常程序應(yīng)當(dāng)在申請日以后滿18個月才予以公布。公布以后申請人可以獲得臨時保護(hù)的權(quán)利，申請的內(nèi)容將成為現(xiàn)有技術(shù)的一部分。申請人出于下列種種考慮，可以請求提前公布其申請。
(1)為了盡快將發(fā)明推向市場，尋找合適的買方，需要盡早公布發(fā)明內(nèi)容。
(2)為了制止他人無償利用其申請專利的發(fā)明，需要及早獲得臨時保護(hù)。
(4)通過請求提前公布其發(fā)明專利申請的內(nèi)容，防止他人就類似發(fā)明獲得專利。
申請人請求提前公布的應(yīng)當(dāng)提交“要求提前公布聲明”一式兩份，并寫明要求提前公布申請的申請?zhí)�、發(fā)明名稱和其他必要的著錄項目。要求提前公布聲明應(yīng)當(dāng)有申請人簽章，委托專利代理的可以由專利代理機(jī)構(gòu)簽章，多個申請人又未委托專利代理的，可以由申請人代表人簽章。申請人提出提前公布聲明不能附有任何條件。
提前公開聲明經(jīng)審查合格，專利局將在申請文件初審合格以后立即進(jìn)入公布準(zhǔn)備程序。此時申請人要求撤銷提前公開的，申請人要求撤銷提前公開的請求被視為未提出，申請文件照常公開。
5.對申請文件的主動修改和補正
對申請文件的主動修改和補正也是申請人可以視需要選擇的一項手續(xù)。
申請文件存在各種缺陷時，申請人可以主動提出補正或者在實施細(xì)則規(guī)定的時間內(nèi)主動提出修改。補正主要是對申請存在的形式或格式上的缺陷，或者手續(xù)上的缺陷進(jìn)行補正。例如：原文件未使用專利局制定的統(tǒng)一表格，可以主動補正提交合格的文件；原請求書未簽章，可以通過主動補正提交經(jīng)簽章的請求書；申請委托有專利代理機(jī)構(gòu)的，若申請時未提交專利代理委托書，可以主動補正提交專利代理委托書。
對請求書的修改要通過專門的著錄項目變更手續(xù)進(jìn)行，不能按照這里所說的主動修改的手續(xù)辦理。
對權(quán)利要求書的修改應(yīng)當(dāng)以說明書為依據(jù)。申請人可以修改權(quán)利要求的前序部分，也可以修改其特征部分，使其更準(zhǔn)確地與發(fā)明內(nèi)容相適應(yīng)或更符合邏輯。為了使專利申請符合單一性的要求或加強保護(hù)，申請人也可以增刪權(quán)利要求書中的權(quán)利要求。
對說明書的修改一般來說主要限于非實質(zhì)性的部分，例如，發(fā)明名稱、背景技術(shù)、發(fā)明所屬的技術(shù)領(lǐng)域、圖面說明和摘要等。這些部分可以根據(jù)說明書實質(zhì)部分的內(nèi)容作修改，使其與發(fā)明主題更適合，使公眾與審查員更容易理解發(fā)明。對說明書實質(zhì)部分即發(fā)明目的、技術(shù)解決方案、效果和實施例的修改一般是不允許的，只有在很特殊的情況下可以考慮。例如，發(fā)明目的與技術(shù)解決方案明顯不相適應(yīng)，可以依據(jù)技術(shù)方案對發(fā)明目的作適當(dāng)修改；在申請不符合單一性的情況下，修改說明書，使其符合單一性的要求；將申請時僅寫在權(quán)利要求書中的內(nèi)容補寫到說明書中等。
對外觀設(shè)計圖片或者照片的修改，只限于對不清晰的線條描清，涂覆不能予以保護(hù)的文字，或?qū)σ晥D的明顯差錯和不一致進(jìn)行改正。
任何主動修改或補正都不得超出原申請記載或表示的范圍。主動修改或補正能否被接受由收審查員決定。主動修改或補正應(yīng)使用意見陳述書或補正書，說明修改、補正的文件名稱、頁數(shù)、位置及修改理由；被修改部分應(yīng)打印在替換頁上，附在意見陳述書或補正書后面。
6.著錄項目變更手續(xù)
著錄項目變更手續(xù)也是申請人可以視需要選擇的一項手續(xù)。
申請人提出申請以后，請求書中有關(guān)人事的著錄項目（指申請人或者專利權(quán)人事項、發(fā)明人姓名、專利代理事項、聯(lián)系人事項、代表人）發(fā)生變化時，應(yīng)當(dāng)由當(dāng)事人按照規(guī)定辦理著錄項目變更申報手續(xù)；其他著錄項目發(fā)生變化時，應(yīng)當(dāng)由專利局根據(jù)情況依職權(quán)進(jìn)行變更。
辦理著錄項目變更手續(xù)時，應(yīng)當(dāng)向?qū)＠痔峤恢涰椖孔兏陥髸�，在其中填明變更的項目及變更前后的情況，涉及發(fā)明人、申請人、專利代理機(jī)構(gòu)變更的，還需要附具說明變更理由的證明材料并繳納規(guī)定的費用。
一件專利申請的多個著錄項目同時發(fā)生變更時，只需提交一份申報書；多件專利申請的同一著錄項目發(fā)生變更時，即使變更的內(nèi)容完全相同，也應(yīng)當(dāng)分別提交各自的著錄項目變更申報書。
專利局公布的專利收費標(biāo)準(zhǔn)中的著錄項目變更手續(xù)費是指每件專利申請每次申報著錄項目變更的費用。著錄項目變更費應(yīng)當(dāng)自提出請求之日起一個月內(nèi)繳納，另有規(guī)定的除外。期滿未繳納或未繳足的視為未提出著錄項目變更申報。
具體要求說明如下：
(一)變更發(fā)明創(chuàng)造名稱
發(fā)明創(chuàng)造名稱既是請求書的一部分內(nèi)容，又是說明書的一部分內(nèi)容。所以變更發(fā)明創(chuàng)造名稱的，除提交著錄項目變更申報書以外，還應(yīng)當(dāng)附具意見陳述書，說明變更理由，經(jīng)審查員同意才能辦理變更手續(xù)。
(2)發(fā)明人、設(shè)計人的變更
發(fā)明人、設(shè)計人的變更分兩種情況：一種是發(fā)明人、設(shè)計人姓名的變更，這只是一種名義的變更，不涉及權(quán)利的變化。變更發(fā)明人、設(shè)計人姓名的，除提交著錄項目變更申報書以外，還應(yīng)當(dāng)附具戶籍部門出具的有關(guān)更改姓名的證明。另一種是發(fā)明人、設(shè)計人變更。由于發(fā)明權(quán)不能轉(zhuǎn)讓、繼承，所以發(fā)明人的變更(包括人數(shù)增減)主要是由于申請人申報不當(dāng)或者發(fā)明權(quán)爭議發(fā)生的。
由于申報不當(dāng)需要變更發(fā)明人的，應(yīng)當(dāng)由申請人代為辦理變更手續(xù)，除提交著錄項目變更申報書以外，并應(yīng)當(dāng)附具申報不當(dāng)情況的詳細(xì)說明以及應(yīng)予改正的證明或者其它發(fā)明人的旁證。
對發(fā)明權(quán)有爭議的，應(yīng)當(dāng)請求專利管理機(jī)構(gòu)調(diào)處或向人民法院起訴。經(jīng)過專利管理機(jī)構(gòu)調(diào)處或人民法院裁決后歸還發(fā)明權(quán)的，合法的發(fā)明人可以憑發(fā)生法律效力的處理決定或判決書，請求專利局辦理著錄項目變更手續(xù)。
(3)申請人(或?qū)＠麢?quán)人)的變更
申請人(或?qū)＠麢?quán)人)的變更主要有五種情況：
①申請人姓名或者名稱的變更
申請人是個人的，變更姓名時除提交著錄項目變更申報書以外，還應(yīng)附具戶籍部門出具的更改姓名的證明；申請人是單位的，變更單位名稱時，除提交申報書外，還應(yīng)附具主管部門同意改變名稱的批文，或者在工商行政管理部門改變名稱的登記證明。
②繼承或贈與申請權(quán)
由于原申請人死亡，按照繼承法通過繼承獲得申請權(quán)的，辦理變更手續(xù)時除提交著錄項目變更申報書以外，并應(yīng)當(dāng)附具公證機(jī)關(guān)簽發(fā)的當(dāng)事人是惟一合法繼承人或者當(dāng)事人已包括全部法定繼承人的證明文件。；如果要求變更的不是全部合法繼承人，還應(yīng)當(dāng)有經(jīng)公正的其它合法繼承人表示同意或表示放棄的聲明。
申請人自愿將申請權(quán)贈與他人的，受贈人辦理變更手續(xù)時除提交著錄項目變更申報書以外，并應(yīng)當(dāng)附具經(jīng)公證的贈與證明；申請人辦理變更手續(xù)時除提交著錄項目變更申報書以外，還應(yīng)當(dāng)附具經(jīng)公證的受贈人的接受聲明。
通過轉(zhuǎn)讓獲得申請權(quán)的權(quán)利人，辦理變更手續(xù)時除提交著錄項目變更申報書以外，并應(yīng)當(dāng)附具由雙方簽章的有效的轉(zhuǎn)讓合同，必要時，專利局可以要求對合同公證。
涉及境外居民或法人的專利申請權(quán)或?qū)＠麢?quán)的轉(zhuǎn)讓，應(yīng)當(dāng)符合下列規(guī)定：
a．當(dāng)轉(zhuǎn)讓方、受讓方均屬境外居民或法人時，必須向?qū)＠痔峤浑p方簽章的轉(zhuǎn)讓合同文本原件或經(jīng)公證的復(fù)印件；
b．當(dāng)轉(zhuǎn)讓方屬于中國大陸地區(qū)的法人或個人，受讓方屬于境外居民或法人時，必須出具國務(wù)院對外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易主管部門會同國務(wù)院科學(xué)技術(shù)行政部門批準(zhǔn)同意轉(zhuǎn)讓的批件，以及轉(zhuǎn)讓方和受讓方雙方簽章訂立的轉(zhuǎn)讓合同文本原件或經(jīng)公證的轉(zhuǎn)讓合同文本復(fù)印件；
c．當(dāng)轉(zhuǎn)讓方屬于境外居民或法人，受讓方屬于中國大陸地區(qū)法人或個人時，必須向?qū)＠殖鼍唠p方簽章的經(jīng)公證的轉(zhuǎn)讓合同文本原件；
d．上述專利申請權(quán)或?qū)＠麢?quán)轉(zhuǎn)讓的著錄項目變更手續(xù)，必須由轉(zhuǎn)讓方的申請人或?qū)＠麢?quán)人或者其委托的專利代理機(jī)構(gòu)辦理。
a--d中的境外居民或法人是指在中國大陸沒有經(jīng)常居所或營業(yè)所的外國人、外國企業(yè)，港、澳、臺的居民或法人。在中國大陸有經(jīng)常居所或營業(yè)所的，可按中國居民或法人專利申請權(quán)和專利權(quán)轉(zhuǎn)讓的規(guī)定辦理。
④轉(zhuǎn)移申請權(quán)
有權(quán)申請的人或單位被他人非法侵奪申請權(quán)后，經(jīng)過專利管理機(jī)構(gòu)調(diào)處或人民法院裁決后歸還申請權(quán)的，合法申請人可以憑專利管理機(jī)構(gòu)的已經(jīng)發(fā)生法律效力的處理決定，或者人民法院的生效的判決書辦理申請人變更手續(xù)。
⑤改正申報的差錯
由于原申請人在申請時請求書填寫不當(dāng)，漏填或者錯填申請人，要求通過辦理著錄項目變更改正差錯的，應(yīng)當(dāng)由原申請人提出，除提交著錄項目變更申報書以外并附具原申報不當(dāng)?shù)脑敿?xì)說明或者就予改正的證據(jù)或證明。
申請人變更后，原申請人辦理的各種已經(jīng)生效的法律手續(xù)對變更后的申請人具有約束力。但是專利代理委托關(guān)系中止，變更后的申請人要委托專利代理的，應(yīng)當(dāng)重新辦理專利代理委托手續(xù)。在有多個申請人的情況下，如果變更的只是部分申請人的專利代理委托關(guān)系，也可以不中止，但是新增加的申請人應(yīng)當(dāng)補辦專利代理委托手續(xù)，提交經(jīng)其簽章的專利代理委托書。
(4)專利代理機(jī)構(gòu)的變更
專利代理機(jī)構(gòu)的變更包括申請人要求撤銷或者更換專利代理機(jī)構(gòu)，以及專利代理機(jī)構(gòu)本身名稱地址變更兩類情況。
①申請人要求更換專利代理機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)提交著錄項目變更申報書并附具撤銷原專利代理機(jī)構(gòu)的解聘書，及委托新的專利代理機(jī)構(gòu)的專利代理委托書。撤銷原專利代理機(jī)構(gòu)的解聘書應(yīng)當(dāng)一式兩份，一份提交專利局，一份送達(dá)原專利代理機(jī)構(gòu)。解聘書沒有統(tǒng)一格式可由申請人自行打印后，簽章生效。申請人要求更換專利代理機(jī)構(gòu)需要繳納變更手續(xù)費。
②專利代理機(jī)構(gòu)本身改變名稱或地址，應(yīng)當(dāng)同時辦理兩件事：一是向國家知識產(chǎn)權(quán)局代理管理處備案，二是對代理的每件申請案辦理著錄項目變更手續(xù)，改變名稱的需要有主管部門批準(zhǔn)的證明。專利代理機(jī)構(gòu)變更名稱需要繳納規(guī)定的費用。
其它的項目變更，主要的還有申請人或者專利代理機(jī)構(gòu)地址的變更，單位指定的聯(lián)系人或代理機(jī)構(gòu)指定的代理機(jī)構(gòu)的代理人的更換及變更，申請人或?qū)＠頇C(jī)構(gòu)印鑒式樣的變更等。這些變更一般不要求附具證明，只要申請人或?qū)＠頇C(jī)構(gòu)提交經(jīng)過簽章的著錄項目變更申報書就可以辦理。
